Receptionen är öppen dygnet runt – även när ägaren sover
På ett pensionat i fjällen eller en gård i skärgården är receptionen ofta ägaren själv, som just då dukar fram frukosten eller städar rummen. Den virtuella receptionisten svarar när som helst på dygnet, besvarar gästernas frågor och tar emot förfrågningar om direktbokning.
- Svarar dygnet runt
- Fler än 35 språk
- Ert nuvarande telefonnummer
Därför får telefonen på ett boende aldrig vara tyst
Gästen som inte kommer fram bokar någon annanstans
Den som ringer och frågar efter ett ledigt rum har oftast flera andra alternativ öppna. Inget svar betyder ofta en förlorad bokning.
Provision till bokningssajterna
Varje gäst som bokar direkt via telefon i stället för via en bokningssajt är en bokning utan provision till mellanhanden.
Sena ankomster
Tåget är försenat, gästen kommer fram vid elva på kvällen och undrar hur man kommer in och var man parkerar. Någon måste svara.
Gäster från andra länder
Norrmän, danskar, tyskar och holländare vill fråga på sitt eget språk – och personalen talar inte alltid alla.
Det här tar den virtuella receptionisten hand om
- Tar emot frågor om lediga rum och datum
- Samlar in uppgifterna för en direktbokning
- Förklarar incheckning, sen ankomst och utcheckning
- Svarar om parkering, frukost, bastu och husdjur
- Tar emot önskemål om extrasäng eller tidig incheckning
- Tipsar om området enligt den information ni har gett
- Kopplar gästen till personalen när det behövs
- Pratar med gäster på fler än 35 språk
Så kan samtalen låta
Exempel på situationer som receptionisten hanterar enligt de regler ni bestämmer tillsammans med oss.
Sen ankomst
”Hej, vi har bokat i kväll men är inte framme förrän efter elva. Hur kommer vi in?”
Receptionisten bekräftar bokningen och förklarar hur sen incheckning går till hos er – till exempel nyckelbox eller portkod – och var gästen kan parkera.
Gästen kommer fram lugn och ni slipper vänta uppe.
Direktbokning till helgen
”Har ni ett dubbelrum ledigt från fredag till söndag? Vi har med oss en hund.”
Kollar vad som går att erbjuda enligt era rutiner, berättar vad som gäller för husdjur och samlar in namn, datum och kontaktuppgifter.
Förfrågan hamnar hos er med alla uppgifter – utan bokningssajt emellan.
Gäst från Norge
”Hei, har dere badstue, og er frokosten inkludert?”
Svarar på gästens eget språk om bastun, frukosttiderna och vad som ingår i priset.
Gästen får svar direkt, även när personalen bara talar svenska och engelska.
Så fungerar det i praktiken
Dygnet runt, alla dagar
Receptionisten svarar på natten, på helger och mitt i högsäsong när alla i personalen har fullt upp.
Fler än 35 språk
Den känner av vilket språk gästen talar och svarar på samma språk, från första meningen.
Förfrågningar dit ni vill
Bokningsförfrågningar kan skickas via sms eller e-post, eller läggas i Google Kalender eller Outlook.
Sammanfattning av varje samtal
Efter samtalet får ni en kort sammanfattning: vem som ringde, vad gästen ville och vad som behöver göras.
Integrationer med kalendrar och system: se prissidan · dataskydd: GDPR
Vanliga frågor
Kan receptionisten ta emot bokningar direkt?
Den samlar in allt som behövs för en bokning – datum, antal gäster, rumstyp, önskemål och kontaktuppgifter – och skickar det till er. Hur bokningen sedan bekräftas bestämmer vi tillsammans vid uppstarten.
Klarar den gäster som ringer från utlandet?
Ja. Receptionisten talar fler än 35 språk och byter språk efter den som ringer, så att norska, danska eller tyska gäster får svar på sitt eget språk.
Vad händer om en gäst har ett akut problem på natten?
Ni bestämmer vart sådana samtal ska kopplas, till exempel till ett jourtelefonnummer. Receptionisten kan också ta emot ärendet och se till att ni får det direkt.
Kan vi behålla vårt nuvarande telefonnummer?
Ja. Oftast ställer man in vidarekoppling när det är upptaget, när ingen svarar eller utanför receptionens öppettider.
Vad kostar det?
Det beror på hur många samtal ni har och vilka funktioner ni behöver. Aktuella paket och priser hittar du på prissidan.
Missa inte nästa direktbokning
Boka en demo så visar vi hur receptionisten tar hand om era gäster – på natten, i högsäsong och på deras eget språk.