Varje ny klient börjar med ett samtal – se till att någon svarar
Advokaterna sitter i förhandling, i klientmöten eller djupt inne i en inlaga. Den virtuella receptionisten svarar diskret, tar emot nya förfrågningar, samlar in de uppgifter ni behöver och bokar in ett första samtal i kalendern.
- Svarar dygnet runt
- Fler än 35 språk
- Ert nuvarande telefonnummer
Därför är telefonen extra viktig på en byrå
Klienten ringer när det har hänt något
En skilsmässa, ett dödsfall eller en tvist – den som ringer vill ofta ha kontakt samma dag. Inget svar betyder att de ringer nästa byrå.
Alla sitter upptagna
Under förhandlingar och möten kan ingen svara, och sekreteraren hinner inte alltid med alla samtal.
Ärenden som inte passar byrån
Många samtal gäller ärenden ni inte tar – men det krävs ändå ett samtal för att reda ut det.
Uppgifter som saknas
För att kunna göra en jävskontroll och bedöma ärendet behöver ni namn på motparten och en kort beskrivning redan från början.
Det här tar den virtuella receptionisten hand om
- Tar emot nya förfrågningar diskret och vänligt
- Frågar vilket rättsområde ärendet gäller
- Samlar in namn på motparten inför jävskontroll
- Bokar in ett första samtal eller möte i kalendern
- Svarar på frågor om arvode, rättsskydd och rättshjälp enligt era besked
- Tar emot meddelanden till en viss advokat
- Kopplar brådskande ärenden direkt vidare
- Pratar med klienter på fler än 35 språk
Så kan samtalen låta
Exempel på situationer som receptionisten hanterar enligt de regler ni bestämmer tillsammans med oss.
Ny klient i familjerätt
”Hej, jag och min man ska skiljas och jag behöver hjälp med bodelningen.”
Receptionisten lyssnar, frågar efter kontaktuppgifter och motpartens namn inför jävskontrollen, och bokar in ett första samtal med rätt advokat.
Advokaten får en kort sammanfattning och kan förbereda sig inför samtalet.
Fråga om rättsskydd
”Kan jag använda rättsskyddet i hemförsäkringen för en tvist med min hyresvärd?”
Svarar det byrån har bestämt om hur ni arbetar med rättsskydd, utan att ge juridisk rådgivning, och erbjuder ett första samtal.
Klienten vet hur nästa steg ser ut och byrån får ärendet.
Ärende utanför byråns områden
”Jag har fått ett fel i min bostadsrätt och säljaren vägrar betala.”
Om byrån inte tar den typen av ärenden säger receptionisten det vänligt och hänvisar enligt era instruktioner.
Advokaterna lägger tiden på ärenden som passar byrån.
Så fungerar det i praktiken
Diskretion först
Ni bestämmer vilka frågor som ställs och vilka uppgifter som sparas. Hur vi behandlar personuppgifter beskriver vi på GDPR-sidan.
Sortering av ärenden
Receptionisten frågar vad ärendet gäller och skickar det till rätt advokat – eller hänvisar vidare om det inte passar byrån.
Möten direkt i kalendern
Första samtal bokas i Google Kalender eller Outlook, och förfrågningar kan skickas till CRM-system som HubSpot, Salesforce eller Zoho.
Fler än 35 språk
Klienter som hellre pratar engelska, arabiska eller somaliska kan beskriva sitt ärende på sitt eget språk.
Integrationer med kalendrar och system: se prissidan · dataskydd: GDPR
Vanliga frågor
Ger receptionisten juridisk rådgivning?
Nej. Den tar emot ärenden, svarar på praktiska frågor om hur byrån arbetar och bokar in samtal. All rådgivning ges av era jurister och advokater.
Kan den hjälpa till med jävskontrollen?
Den kan samla in de uppgifter ni behöver för att göra kontrollen, till exempel namn på motparten. Själva jävskontrollen gör ni.
Hur hanteras sekretessen?
Ni bestämmer vad receptionisten ska fråga om och vad som ska sparas. Vi går igenom upplägget vid uppstarten och beskriver behandlingen av personuppgifter på GDPR-sidan.
Kan den koppla samtal till en viss advokat?
Ja. Receptionisten kan koppla vidare eller ta emot ett meddelande med en kort sammanfattning när advokaten inte kan svara.
Kan vi behålla byråns telefonnummer?
Ja. Vanligast är vidarekoppling när det är upptaget, när ingen svarar eller utanför kontorstid.
Låt ingen ny klient gå till nästa byrå
Boka en demo så visar vi hur receptionisten tar emot samtalen till er byrå.